Privacyverklaring


Inleiding

De RVKO verwerkt persoonsgegevens van alle leerlingen en ouders van de scholen. Bij het verwerken van deze persoonsgegevens gaan wij zorgvuldig te werk en uiteraard houden wij ons aan de privacywetgeving. In deze privacyverklaring leggen wij uit hoe wij dit doen. Waar in dit document gesproken wordt over ouders, kan ook voogd of verzorger worden gelezen. Alle scholen die vallen onder de verantwoordelijkheid van de RVKO zijn te vinden op deze website.

Waarom verwerken wij de gegevens ouders en kinderen?

De RVKO verwerkt persoonsgegevens van u en uw kind. Dit zijn wij als onderwijsinstelling verplicht. Wij hebben ook de wettelijke verplichting om bepaalde gegevens door te sturen naar andere partijen, zoals bijvoorbeeld DUO (ministerie van Onderwijs) of - in sommige gevallen - de leerplichtambtenaar van de gemeente.  

Wij verwerken alleen gegevens van uw kind voor het uitvoeren van de onderwijsovereenkomst die we met u hebben, voor het gerechtvaardigd belang van de RVKO of derden, voor het algemeen belang en/of voor het nakomen van onze wettelijke verplichtingen. Gegevens die hier niet aan voldoen verwerken wij alleen als u daar toestemming voor geeft.

Wij gebruiken de persoonsgegevens van uw kind en u met name voor de volgende doeleinden: 

·       Het inschrijven en plaatsen van uw kind op een van onze scholen. ·       Het organiseren van onderwijs, het geven van onderwijs en begeleiding aan uw kind en het geven van advies over onderwijs op basis van de ontwikkelingen van uw kind. Wij zijn hierbij verplicht om bepaalde gegevens vast te leggen ineen leerlingvolgsysteem.
·       Om uw kind het juiste en meest passende onderwijs te kunnen bieden en, wanneer nodig, ondersteuning te vragen aan het samenwerkingsverband passendonderwijs of andere externe partijen.
·       Om u op de hoogte te houden over de ontwikkeling van uw kind en de activiteiten uw kind op school aan meedoet.
·       Om (digitale) onderwijsmaterialen en leermiddelen aan te bieden.
·       Om de overgang van uw kind van onze school naar een andere onderwijsinstelling makkelijk te maken.
·       Voor het berekenen, vastleggen en innen van schoolgeld en bijdragen of voorde vergoedingen van leermiddelen en buitenschoolse activiteiten.
·       Voor communicatie van en over de school, zoals de schoolgids of een nieuwsbrief.
·       Voor buitenschoolse activiteiten zoals, schoolreizen en excursies.
·       Om uw vragen te kunnen beantwoorden en eventuele klachten af te handelen.
·       Om een passende en veilige leeromgeving te bieden, zowel fysiek als digitaal.
·       Om te voldoen aan de wettelijke verplichtingen die de RVKO heeft, zoals voldoen aan de Wet op Primair Onderwijs en de Wet op het Voortgezet Onderwijs.

Welke gegevens verwerken wij van u en uw kind?

Wij verwerken verschillende soorten gegevens. De meeste gegevens hebben wij rechtstreeks van u als ouders ontvangen. Denk hierbij aan contactgegevens en geboorteplaats. Wanneer u de voor ons noodzakelijke gegevens niet wilt verstrekken, kunnen wij onze verplichtingen niet nakomen. Een belangrijke voorwaarde om uw kind in te kunnen schrijven bij één van onze scholen is dan ook het verstrekken van deze gegevens.  

Wij verwerken mogelijk de volgende persoonsgegevens:

Leerling
a. Naam, adres, postcode, geboortedatum, nationaliteit, land van herkomst, geslacht,
leerlingnummer, burgerservicenummer (BSN), beeldmateriaal.
b. eventuele bijzonderheden m.b.t. gezondheid en allergieën (op uw verzoek).
c. eventueel toestemmingsformulier gebruik geneesmiddelen (op uw verzoek).
d. gegevens (waaronder eventueel gezondheidsgegevens) om te bepalen of er extra ondersteuning nodig is (in het kader van de zorgplicht van de school om passend onderwijs te bieden).
e. gegevens met betrekking tot aanmelding, in- en uitschrijving en verzuim.
f. eventuele gegevens ontvangen van kinderopvang of vorige school.
g. eventuele gegevens met betrekking tot vroegschoolse- en voorschoolse educatie (VVE).
h. de behaalde onderwijsresultaten en gegevens met betrekking tot ontwikkeling (incl. sociaalemotionele ontwikkeling).
i. het schooladvies voor vervolgonderwijs en het onderwijskundig rapport bij het verlaten van de
school en gegevens met betrekking tot het gebruik van hard- en software.

Ouder
a. Naam, adres, postcode, telefoonnummer (en eventueel telefoonnummers van derden/familie voor noodgevallen), e-mailadres, geboortedatum, nationaliteit, land van herkomst, geslacht, BSN, burgerlijke staat, relatie tot leerling, ouderlijk gezag, gezinssamenstelling.
b. Financiële gegevens zoals bankrekeningnummer.
c. Gegevens betreffende de godsdienst of levensovertuiging (alleen voor zover dat nodig is noodzakelijk is in verband met de grondslag van de school).

Op diverse schoollocaties is er sprake van cameratoezicht met als (hoofd)doel de bescherming van de eigendommen van de school en het bieden van een veilige schoolomgeving. Als dit van toepassing is wordt u hier op een zichtbare manier op gewezen en geldt het reglement
cameratoezicht.

Hoe gaan wij om met de gegevens van u en uw kind?

Bij het verwerken van gegevens kijken wij altijd of dit noodzakelijk is of niet. Wij zullen niet meer gegevens verwerken dan nodig is om onze rechten en plichten als onderwijsinstelling na te komen. Dit betekent ook dat wij gegevens niet zullen gebruiken voor andere doeleinden dan wij in deze privacyverklaring noemen. 

In een aantal gevallen zijn wij, zoals eerder aangegeven, verplicht om gegevens van uw kind te delen met andere organisaties. Dit zijn onder andere DUO, de leerplichtambtenaar, de Inspectie voor het Onderwijs en het samenwerkingsverband voor passend onderwijs.

Wij maken gebruik van programma’s en/of applicaties voor het verwerken van gegevens. Denk hierbij bijvoorbeeld aan applicaties voor de leerlingenadministratie, het leerlingenvolgsysteem en digitale leermiddelen. Gegevens worden altijd in opdracht en onder de verantwoordelijkheid van de RVKO uitgewisseld en verwerkt.  

Met deze partijen (ook wel ‘verwerkers’ genoemd) sluiten we overeenkomsten af. Hierin is onder andere vastgelegd welke gegevens er verwerkt worden en hoe deze gegevens beveiligd worden. Wij zullen de gegevens van uw kind niet delen met deze partijen voor andere doeleinden dan het verzorgen en organiseren van onderwijs.

De RVKO neemt passende maatregelen om persoonsgegevens te beveiligen. Deze gegevens worden binnen een beveiligde digitale schoolomgeving bewaard. Binnen de RVKO kunnen alleen medewerkers bij de gegevens, die dat ook voor de uitvoering van hun werk nodig hebben. Er is beleid vastgesteld om informatie te beveiligen en risico’s in kaart te brengen. Daarnaast is er een protocol opgesteld hoe te handelen in geval van een informatiebeveiligingsincident. Wij bewaren persoonsgegevens niet langer dan noodzakelijk is, tenzij het bewaren van uw persoonsgegevens nodig is om te voldoen aan een wettelijke bewaarplicht of u vraagt om uw persoonsgegevens te verwijderen uit onze systemen. 

Welke rechten hebben ouders van leerlingen?

U heeft als ouders rechten als het gaat om de persoonsgegevens van uw kind en van uzelf. Deze rechten zijn in de wet vastgelegd. U kunt op elk moment gebruik maken van deze rechten. Dit betekent bijvoorbeeld dat u altijd een verzoek kunt indienen om inzage te krijgen in de gegevens die wij van uw kind en u verwerken. Daarnaast kunt u ook een verzoekindienen om gegevens te rectificeren, te beperken of helemaal te wissen uit de systemen van RVKO. U heeft altijd het recht om onjuiste gegevens aan te vullen of aan te passen. Wij zullen ervoor zorgen dat deze gegevens bij organisaties waarmee wij deze gegevens van uw kind delen en/of uitwisselen worden aangepast. Als u ons verzoekt om gegevens van uw kind te beperken of te wissen, zullen wij toetsen of dit mogelijk is. In deze toets houden wij ons aan de wettelijke vereisten en kijken wij of wij geen wettelijke plicht hebben om de gegevens te bewaren. Wanneer gegevensverwerking gebaseerd is op uw toestemming, dan heeft u altijd het recht om deze toestemming in te trekken. 

Daarnaast heeft u het recht om te vragen om de gegevens, die wij over uw kind verwerken en wij van u hebben ontvangen, aan u over te dragen of op uw verzoek aan een andere organisatie. Uw kind heeft het recht niet te worden onderworpen aan geautomatiseerde individuele besluitvorming en profilering. Beslissingen zullen nooit zonder menselijke tussenkomst door de RVKO genomen worden.  

Als u vragen heeft over hoe wij omgaan met de gegevens van u en uw kind, dan kunt u altijd contact met ons opnemen. U kunt uw vraag mailen naar ibp@rvko.nl. Wij nemen dan contact met u op. Ook kunt u zich rechtstreeks richten tot onze Functionaris voor Gegevensbescherming (fg@rvko.nl).

Wanneer uw probleem, volgens u, niet goed wordt opgelost, dan heeft u altijd het recht om een klacht in te dienen bij de Autoriteit Persoonsgegevens (www.autoriteitpersoonsgegevens.nl).

Wij behouden ons het recht voor deze privacyverklaring aan te passen. Op deze website plaatsen wij eventuele herziene versies. Als een herziene versie wordt geplaatst zorgen wij voor een duidelijke melding hiervan met informatie over de belangrijkste wijzigingen. Ook geven wij aan wanneer de verklaring voor het laatst is gewijzigd.

Contactgegevens RVKO:
Stationssingel 80
3033 HJ Rotterdam
Tel.: + 31 10 453 75 00

E-mail: ibp@rvko.nl
E-mailadres Functionaris Gegevensbescherming (FG): fg@rvko.nl

Versie: 1.03
Datum laatste wijziging: 23-01-2025